3 outils libres pour mon quotidien d’entrepreneur

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Stockage de documents, agenda, carnets d’adresse, promotion de son activité, prise de rendez-vous et suivi du temps passé sur des projets : autant de besoins pour un-e entrepreneur-e qui développe son activité. L’association Sol&TIC m’a permis de mettre en place ces outils libres nécessaires pour mon quotidien.

Sol&TIC est une épicerie numérique de services internet basés pour la plupart sur des outils libres. Sous forme associative elle permet à des entrepreneurs de faire le moins de compromis possibles entre leur éthique numérique et le développement de leur activité ou projet.

Je vous propose de découvrir les trois outils libres qui me permettent de :

• Accéder à distance à tous mes documents, agendas et contacts
• Gérer les prises de rendez-vous
• Suivre le temps que je passe sur les différents projets
• Promouvoir mes services et savoirs-faire

Nextcloud : la référence des outils libres pour mettre ses données dans le cloud

Nextcloud est un outil libre pour stocker à distance mes documents, contacts et agendas. Couplé à OnlyOffice je peux éditer en ligne et à plusieurs des documents de type Word ou Excel.

Avec l’application Appointments, Nextcloud me permet aussi de proposer une interface simple de prise de rendez-vous.

Ce que j’apprécie le plus avec cet outil :

• La synchronisation des documents avec mon ordinateur et mon mobile (iPhone et Android). A tout moment je retrouve une document. Je ne me soucie plus de leur sauvegarde.
• La fonction scan de documents sur l’application mobile iPhone me permet de faire une copie de tous mes documents papiers, dont les notes de frais, puis les envoyer sur le cloud
• La facilité pour mettre en place mes agendas et différents carnets d’adresses. Plus besoin de Google Agenda et je peux tout synchroniser sur mon mobile ou avec Thunderbird sur mon ordinateur.

Kimai pour compter mon temps

Kimaï est un outil libre pour enregistrer le temps passé sur des projets. Il m’est très utile pour facturer mes clients ou pour déclarer des contributions faites sur des communs. Ce que j’apprécie le plus avec cet outil :

• L’interface simple et efficace : en quelques clics je stoppe ou je redémarre un compteur sur un projet en particulier.
• L’export des temps enregistrés en format CSV. Je peux alors faire des consolidations ou rapports avec un tableur (Excel).

Kimai permet aussi de facturer au temps passé mais je ne suis pas encore allé jusqu’à cet usage.

WordPress pour publier sur internet mes articles et offres de services

WordPress est l’outil de référence pour se créer un site internet. Sa force est dans sa capacité à s’adapter aux différents besoins qu’un-e entrepreneur-e peut rencontrer : publier des articles, proposer de la vente en ligne, mettre en avant une offre de services, envoyer une lettre d’informations, … Il vous demandera un apprentissage au début mais de nombreuses formations en ligne existent. Personnellement je l’utilise pour réaliser ce blog.

Où démarrer avec ces outils ?

Au sein de l’association Sol&TIC j’ai conçu une infrastructure technique permettant à des informaticiens de déployer ces outils puis de les mutualiser entre entrepreneur-es du mieux vivre ensemble. Si vous êtes de ces informaticiens vous pouvez m’aider à mettre en ligne des services puis les maintenir (prenons rendez-vous) afin de permettre à Sol&TIC d’accueillir plus de bénéficiaires.

Si vous souhaitez commencer à découvrir et utiliser ces outils, il y a donc bien sûr l’association Sol&TIC. Elle ne peut accueillir tout le monde alors je vous propose une sélection d’associations et entreprises sur lesquelles vous pourriez vous appuyer :

• Paquerette : propose de l’hébergement WordPress
• Ethibox : en quelques clics et en totale autonomie vous installez l’outil libre de votre choix à partir de 19€ / mois. Ils proposent Nextcloud si vous souhaitez vous le partager entre plusieurs entrepreneur-es et WordPress
• Nimbus de Zaclys pour utiliser Nextcloud avec OnlyOffice (25€TTC / an pour 2G de données). A savoir : ne vous permettra pas de mettre en place un système de prise de rendez-vous.
• Un chaton : c’est un hébergeur respectant la charte du Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires. Vous pouvez en trouver un près de chez vous selon le service que vous recherchez.

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