Accueil »
Dans les associations dans lesquelles je suis engagé, je n’en pouvais plus d’assister aux drames des informations qui se perdent, des activités portées par une seule personne, des courriels sans fin qui polluent les boites mails. Alors, j’ai décidé d’aider à déployer WhatsApp Communautés en y allant pas à pas. Sur ce chemin, j’ai produit cette vidéo pour aider les décideurs dans une association à adopter (ou pas) cette solution.
Montrer le potentiel d’un outil ne fait pas tout il faut ensuite le déployer avec une stratégie d’adoption progressive. Je vous raconte comment j’ai fait dans une association sportive.
C’est mon métier au quotidien d’aider des collectifs à utiliser les outils numériques afin de mieux collaborer. Je ne pouvais donc rester les bras croisés. Alors, je me suis demandé : comment puis-je embarquer les décideurs de l’association, et les adhérents, à adopter une nouvelle manière d’envisager les discussions et la diffusion des informations importantes ?
Un premier groupe comme point de départ
Un grand discours ne me semblait pas suffisant. Trop abstrait. Puis réussir à convaincre tout le monde pour prendre en compte les besoins de chacun sans qu’ils perdent le fil dans une réunion interminable, cela me paraissait impossible.
Initier des groupes de discussions pour commencer à faire pratiquer un petit groupe de l’association me permettrait de commencer à embarquer des personnes. C’est une stratégie que nous préconisons dans nos formations et accompagnements à Koweb.
Ironie du sort, un soir, j’étais avec quelques adhérent-es autour d’un repas. L’une d’elles émet l’envie de se créer de temps en temps des soirées plus conviviales pouvant regrouper le maximum d’adhérents, car les différentes activités ne permettaient pas aujourd’hui ces rencontres. Elle propose de créer un groupe WhatsApp et nous voilà chacun autour de la table à ajouter les adhérents dont on a le numéro dans notre carnet d’adresse.
La diffusion d’annonces importantes aux adhérents : un besoin clé des administrateurs-trices d’associations
Très rapidement, une grande partie des adhérents sont présents dans le groupe. Je dirais même tout le deuxième cercle d’adhérents. C’est à ce moment que je tire le deuxième tiroir pour intégrer le premier cercle : les administrateurs-trices.
Je sais que les deux coprésidents ont des difficultés pour annoncer des informations importantes à tout le monde et qu’elles soient lues. Si je réponds à leur besoin avec WhatsApp, l’outil franchira une nouvelle étape d’adoption.
En répondant progressivement aux besoins réels de chacun, l’outil se déploie progressivement
En créant une communauté WhatsApp à partir de ce premier groupe, tous les membres intègrent automatiquement la communauté qui dispose d’un groupe Annonces par défaut. Je nomme admin l’un des présidents, le plus à l’aise avec l’outil informatique, en lui expliquant : maintenant, tu peux faire des annonces importantes à tout le monde sans qu’ils puissent répondent. Les annonces ne se perdent plus au milieu de discussions et de réactions plus ou moins utiles.
Vers une stratégie globale de communication interne
L’outil est désormais adopté. Cependant :
- Le groupe initial s’est transformé en groupe multisujets : chacun l’utilise un peu comme il le veut, que ce soit pour partager une blague, pour envoyer des résultats sportifs du week-end, pour annoncer des informations importantes.
- Le troisième cercle n’a pas encore rejoint la communauté : ce sont les parents des jeunes adhérents.
Le plus important est toutefois fait : l’outil est adopté, il n’est plus nécessaire de convaincre. La prochaine étape est la tenue d’une réunion réunissant le premier cercle de l’association et quelques membres clés du deuxième cercle pour définir une stratégie d’usage de la communauté. Cette stratégie doit être adaptée au fonctionnement actuel et souhaité de l’association.
Des astuces pour bien démarrer
Le nom de la communauté doit porter le nom de l’association et être court, car c’est sous ce nom que les annonces apparaitront les annonces importantes. En étant court, le nom apparait sans être tronqué à l’écran des mobiles.
Chaque groupe doit avoir un périmètre défini et être suivi par une personne pour le faire respecter ou proposer d’une créer un nouveau si des sujets de même nature reviennent souvent. Autrement, des groupes se transforment en véritable places publiques de messages sans rapports, difficiles à suivre et plus personne ne prête attention aux messages.
Si vous avez envie de partager votre expérience, vous pouvez venir en discuter sur le forum de Koweb ou le sujet dédié à cette vidéo : WhatsApp Communauté est-il fait pour vous afin d’animer un collectif ? [vidéo]
Laisser un commentaire