Si vous travaillez sur de nombreux projets, les flux d’informations se multiplient et vous saturez de messages : sur les réseaux sociaux, dans votre boite email ou sur les différents outils numériques utilisés. Au travers de 2 principes et de premières étapes à suivre, je vous invite à prendre cette nuisance en main afin de mieux gérer votre flux d’informations et soutenir un mieux être numérique.

Premier épisode pour aller vers du mieux-être numérique face aux flux d’informations. Je vous dévoile ma stratégie et les outils que j’utilise pour piloter les flux d’informations. Tout d’abord découvrons 2 des 4 principes fondateurs qui structurent ma façon de gérer les flux d’informations :

  • Le repérage des flux d’informations et de leur raison d’être
  • La hiérarchisation des canaux de communication par importance

En mettant en œuvre ces deux principes vous allez grandement vous alléger mais vous allez aussi aider les collectifs dans lesquels vous travaillez à prendre soin de ces flux et donc de chacun.

Principe 1 : le repérage des flux et de leur raison d’être

Pour piloter les flux d’informations, il est nécessaire de repérer quelles en sont les différentes origines. Je vous invite donc à commencer par identifier tout ce qui est à la source de vos flux d’informations puis de vous demander à quoi ils vous servent.

Pour ma part j’ai identifié :

  • Les réseaux sociaux Facebook, Linkedin et Youtube
  • Des lettres d’informations sur des sujets qui m’intéressent
  • Les messages envoyés par mes partenaires ou clients dans le cadre de différents projets
  • Des articles de différents blogs
  • Les notifications envoyées par différents outils de collaboration (Rocket.chat, Trello, Google Docs, Nextcloud, …)
  • Les notifications sur mon téléphone mobile via les SMS, Whatsapp, Signal et autres applications

Vous pouvez ensuite vous poser la question sur l’utilité de ces flux : à quoi me servent les informations que ces flux délivrent ? Quelques exemples me concernant :

  • Me former sur des thématiques
  • Prendre une pause
  • Discuter avec des partenaires/clients
  • Réagir rapidement à un événement important pour mon activité
  • Rien ou presque : c’est un flux que je subis mais de temps il y a une information sympa.

Avec cette prise de recul, vous serez en mesure d’isoler pas à pas les flux dans différents outils avec des configurations qui vous seront propres.

Cette lecture vous plait ? Abonnez-vous à la lettre d’informations avant de poursuivre

Principe 2 : la hiérarchisation de flux d’informations par niveau d’importance

La hiérarchisation des flux d’informations s’opèrent à deux niveaux :

  • Soit par outil générant le flux
  • Soit par classification des informations de chaque flux au sein d’un même outil

En travaillant sur ces deux niveaux vous serez en mesure de décider où porter votre attention en priorité.

La boite email est un bel exemple d’outil où la classification des informations est primordiale, d’autant plus que c’est un outil facile à configurer. Peut-être qu’aujourd’hui vous avez du mal à distinguer les courriels importants de ceux qui ne méritent aucun intérêt ? Pour sortir de cette impasse, vous pouvez donc commencer par classer automatiquement les courriels en fonction de l’expéditeur ou du sujet : exemple avec Gmail. La plupart des outils de courriel le proposent, voire le font automatiquement (ce que je déconseille toutefois car ils ne tiennent pas forcément compte de votre subjectivité sur l’importance à accorder à un flux).

Pour aller plus loin vous pouvez hiérarchiser l’importance que vous apportez aux messages en fonction du canal par lequel il arrive. Vous devez ensuite informer et former vos interlocuteurs, clients ou partenaires, pour qu’ils tiennent compte de cela. Pour ma part je fonctionne en priorisant ainsi :

  1. Le SMS et l’appel téléphonique : important de lire ou répondre rapidement
  2. Une adresse email spéciale d’urgence que je communique à certaines personnes et qui génère une sirène d’urgence sur mon mobile quand je reçois un courriel.
  3. Une boîte de réception des courriels avec uniquement des messages personnels. Mes courriels sont classés automatiquement pour que seuls les messages adressés personnellement restent dans ma boîte de réception.
  4. Les notifications des outils de collaboration comme Trello ou les messageries d’équipe (Rocket/Slack) en donnant plus d’importantes aux messages sur lesquels je suis mentionné personnellement.
  5. Les notifications sur les réseaux sociaux : celles remontées par le réseau social car il considère que c’est intéressant pour moi (mention, partage d’un ami, …).
  6. Des dossiers dans ma boîte de réception pour des courriels à lecture rapide qui ne nécessitent généralement pas d’actions de ma part.

4 étapes pour commencer à piloter ses flux d’informations

Pour mettre en œuvre ces deux premiers principes et commencer à mieux gérer ses flux d’informations, vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire. Pour vous y aider, je propose de suivre ces différentes étapes :

  • Trier automatiquement les courriels de votre boîte : à chaque courriel reçu, posez-vous la question de son importance et en fonction de différents paramètres (expéditeur, sujet, destinataire), classez le avec des règles.
  • Stopper les flux d’informations inutiles
  • Proposer une stratégie d’utilisation des différents canaux de communication au sein de vos différents projets collectifs afin que chacun, dont vous, puisse accorder une attention plus ou moins grande aux messages venant de tel ou tel canal. Un premiers pas vers le rôle de facilitateur numérique dans votre équipe ?
  • Explorer les différentes options de vos canaux de communication pour configurer finement les notifications qu’ils génèrent.

Cette mise en œuvre repose donc à la fois sur un travail individuel et sur une amélioration des fonctionnements collectifs. Mais n’est-ce pas normal puisque tout flux implique un émetteur et un récepteur des messages 😉 ?

Lors d’un prochain article nous découvrirons les 2 derniers principes centrés sur une posture à développer par rapport aux différentes sources de notifications.

Cette lecture vous a plu ? Abonnez-vous à la lettre d'informations